こんにちは！！Apachanです。
先日タスク管理ツールをasanaに変更したところ予想以上に使いやすかったので、今回は番外編ということでasanaを紹介します。
タスク管理ツールはRPAとは全く異なる分類ですが、業務効率向上という観点では目的は同じといえます。
むしろ、タスク管理ツールは、業務の特性に関係するものではなく、効率良く業務を管理する特性のためRPA以上に多くの方が利用する可能性があります。
特に昨今のリモートワーク下においては、各個人の業務を可視化する必要性が高まってきているため、タスク管理ツール自体非常に注目されてきています。
目次
1.前提
– タスク管理ツールとは？
– フロー情報とストック情報
– 本ブログで「説明すること」と「説明しないこと」
2.asanaの基本的な使い方<ベーシックプラン>
– プロジェクトの作成方法
– セクションの作成方法
– タスクの作成方法
– タスクの完了方法
– タスクの表示制御
– タスクの詳細
– その他機能
3.お勧めする8の理由
– ① 個人から大企業まで
– ② 操作性
– ③ カスタマイズ性
– ④ プロジェクト横断
– ⑤ 管理面のサポート
– ⑥ フォームからタスク作成
– ⑦ ルールによる自動化
– ⑧ SaaSサービスとの連携
– 注意点
4.まとめ
前提
タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールは、各個人のタスクや期限などを分かりやすくするためのツールです。
主にプロジェクトの進行管理で用いられていましたが、昨今のリモートワーク化の流れで各個人のタスクを可視化する需要が出てきました。
タスク管理自体はExcelやGoogleスプレッドシートでも代用できますが、複雑なビジネスシーンに合わせてタスク管理ツールはカスタマイズされていますのでより使いやすくなっていることがポイントです。
無償から有償のツールがありますが、各社の特徴は以下サイトを確認してみてください。
フロー情報とストック情報
「また新しいツールですか？」「SlackやTeamsなどのチャットがあれば十分では？」などとの疑問もよくありますが、その場合はフロー情報とストック情報の概念を理解することが重要です。
Slackなどのチャットツールはタイムリーな情報のやり取りにはとても効果的ですが、重要な情報が埋もれるデメリットがあります。
例えば、会議の議事録やタスクの役割分担などチャットに残すことは可能ですが、日数が経過してから改めて探し出すのは困難になります。
流れていく情報をフロー情報、また、流れることなく保存しておくべき情報をストック情報と整理するのが良いと思います。
この2つの観点を持つことで仕事を円滑に進めることができます。ストック情報とフロー情報の詳しい内容は以下サイトを参考にしてみてください。
「フロー」と「ストック」を意識して情報を管理する。
https://note.bassdrum.org/n/n142add77b01e
本ブログで「説明すること」と「説明しないこと」
本ブログでは無償のベーシックプランの基本的な使い方を説明した後に、有償プランまで含めたasanaを勧めるポイントをいくつか紹介していきます。
asanaアカウント発行後の有償プラン30日間無料期間が終了した後のベーシックプランを前提に進めていきます。
アカウントの発行方法やメンバーの招待方法については本ブログで言及しません。
asanaの基本的な使い方<ベーシックプラン>
プロジェクトの作成方法
無償で利用可能なベーシックプランをベースにて基本的な使い方を解説していきます。
以下の手順でクリックをして「新規プロジェクト」を作成します。
「空のプロジェクト」を選択してください。
※ 有償のプレミアムプラン以上であればオリジナルテンプレートを作成することができます。
「プロジェクト名」を入力して、「プライバシー」を選択してください。
「デフォルトビュー」は一般的な「リスト」を選択して「次へ」を押下してください。
※ 有償のプレミアムプラン以上であればタイムラインを選択することができます。
ベーシックプランで利用可能なカスタムフィールド「優先度」を選択して「プロジェクトの作成」を押下してください。
プロジェクトカラーやプロジェクトアイコンなどもお好みで変更OKです。
※ 有償のプレミアムプラン以上であればカスタムフィールド「ステータス」を選択することが可能です。
セクションの作成方法
前述の手順でプロジェクト作成の必要項目を入力すると、新規プロジェクトが作成されます。
新規プロジェクトなので一切タスクはありません。まずはタスクをカテゴリー別でまとめるためのセクションを作成していきます。
「セクションを追加」を押下してください。
タスクの作成方法
今回のサンプルプロジェクトは書籍出版を想定して、セクションとして「企画」「執筆」「校正校閲」「製本」を作成しました。
続いてセクションの配下に入るタスクを作成していきます。
セクション配下にタスクを作成する際には、セクション名の右「＋」アイコンを選択してください。
asanaはタスクの上下移動できますので後から変更することも可能です。
※ 有償のプレミアムプラン以上であればタスクのテンプレートを作成することができます。
下図のようにタスク名、担当者、期日、優先度を入力しました。
ベーシックプランでもタスク管理に必要な最低限の項目は利用可能なので実用的なものとなっています。
ワンポイントテクニックとして、メモ帳などの複数行のリスト形式の情報をコピー&ペーストすることができます。
実際に私自身もメモ書きレベルのものを少し整えてからこのように一括処理することで重宝しています。
タスクの完了方法
タスクを完了させる方法はタスク名の左アイコンをクリックします。
正常に処理が反映すると該当タスクがグレーアウトされます。
至ってシンプルな方法でタスクを完了させることができますが、完了タスクの表示制御がasanaの利用しやすいポイントになります。
次項で詳しく解説します。
タスクの表示制御
asanaは、完了/未完了タスクを表示制御できることがポイントです。
別のタスク管理ツールは、完了タスクを再表示させるのに別画面に遷移して処理しないといけない場合もあります。
実際に誤ってタスクを完了させてしまうこともあれば、完了させたタスクを改めて見返したいなど様々なニーズはあると思います。
asanaのタスクソート機能を利用することで完了/未完了タスクの表示切り替えがストレスなく行えます。
未完了タスクのみの表示に切り替えます。下図のように2クリックで切り替えできます。
完了タスクが消えて未完了タスクのみ表示となりました。
一度決めたソート条件やレイアウトの幅などは、右上の三点リーダーアイコンよりデフォルトのレイアウトとして保存することが可能です。
完了タスクのみの表示に切り替えてみます。
ポイントは、完了タスクに関して、今日、昨日、1週間など期間に応じて表示制御することが可能です。
完了タスクを表示することができました。
不要な完了タスクをソート機能で間引くことができるので実務でとても便利です！
タスクの詳細
タスクの詳細を設定することもできます。
詳細を設定したいタスクにマウスオーバーすると「⇅」アイコンや「詳細」が表記されます。
この状態で該当タスクをクリックすると詳細画面が右に表示されます。
タスクの説明など入力することができます。
また、詳細画面下のテキストエリアではコメントを残すこともできます。
メンションを設定すれば通知することもできます。
リストのトップ画面にてコメントを残したタスクにはコメントのアイコンが付きます。
その他機能
リストで基本的な利用方法を解説しましたが、ベーシックプランでもボードは利用できます。
絶対に必要な機能ではありませんので、好みに合わせて利用するのが良いでしょう。
★ボード
★概要
概要にはプロジェクト全体に共通する進め方やドキュメント、議事録などを残すと便利です。
画面右のプロジェクトステータスは、有償のビジネスプラン以上で利用可能なポートフォリオと合わせて利用すると便利です。
ポートフォリオは多数のプロジェクトを横断的に管理する際にとても便利な機能なので小規模での活用シーンは限られます。
ポートフォリオは次節の「⑤ 管理面のサポート」でかんたんに解説します。
★個人タスク
プライバシーを「自分だけに公開」としてプロジェクトを作成すると、自分だけしか見ることのできない私的なタスクも管理することができます。
asanaを勧める8の理由
① 個人から大企業まで
asanaの料金プランの比較表は以下サイトを参考にしてください。
利用規模に合わせて柔軟にプランを変更できるのがポイントです。
私個人の率直な印象としては…
タスク管理に最低限必要な無償のベーシックプラン
より使いやすくカスタマイズするためのプレミアムプラン
複数プロジェクトをより管理しやすくするためのビジネスプラン
SAMLやユーザープロビジョニングなどセキュリティ強化のエンタープライズプラン
2021年4月時点では、asana利用は必ず有償プラン30日無料期間を経由する必要がありました。
下図のように30日経過後はダウングレードすればベーシックプランで利用できるようになります。
ただし、有償プラン30日無料期間中に作成したプロジェクトを利用することができなくなります。
おそらくカスタムフィールドなど有償プラン限定の機能を利用したことが原因ではないかと思います。
② 操作性
前節の「2.asanaの基本的な使い方<ベーシックプラン>」にて解説した通り操作性は非常に良いです。
ZoomのMTG中にasanaをメモ代わりにタスクを書き出したり、役割分担を決めていくことができるのでとても便利です。
また、有償のプレミアムプラン以上にすることで以下のようなこともできるようになります。
下図のようなタイムラインが利用可能となり、タスク期日も単日から、実施期間（幅）で設定できるようになります。
タスク同士をつなげて依存関係（タスクAが終わったらタスクBへ）を設定することも可能になります。
ガントチャート形式が好みという方も多いではないでしょうか。
③ カスタマイズ性
ベーシックプランには最低限必要なフィールドしか用意されていませんが、プレミアムプラン以上であれば自由にカスタムフィールドを作成することが可能です。
下図のように独自のステータスや完了条件などがあるとより詳細にタスクの管理が可能になります。特に、完了条件を明確にすることで、メンバー間の連携が円滑になったります。
工数管理フィールドを利用するとポートフォリオのワークバランスという機能でメンバー間のタスク量を可視化することができます。
「⑤ 管理面のサポート」で工数管理の入力値の反映を解説します。
④ プロジェクト横断
複数プロジェクトが立ち上がると煩雑になるデメリットもありますが、asanaについてはプロジェクト横断でタスクを確認することが可能です。
マイタスクを選択して表示すると、プロジェクト横断で自分がやるべきタスクを表示することが可能です。
有償のプレミアムプラン以上であれば、「他のメンバーに割り当てたタスク」より自分自身が作成して他の方に割り当てたタスクの後追いも容易になります。
管理職にとっては重宝される機能です。
⑤ 管理面のサポート
有償のビジネスプラン以上であればポートフォリオを利用することができます。
ポートフォリオは多数のプロジェクトを横断的に管理することができます。
プロジェクトの概要にステータスを記入すると下図のように反映します。
組織内の上位層向けの粒度ではないでしょうか。
ワークロードでは、カスタムフィールド「工数管理」の入力値を可視化することができます。
仕事量の偏在を可視化できるので、管理職はメンバー間の仕事量の割り振りなどの材料になります。
⑥ フォームからタスク作成
有償のプレミアムプラン以上であればフォームは利用可能です。
asanaでオリジナルのフォームを作成してユーザーに配布することが可能です。
フォームの入力内容をそのままタスク化して後続の管理まで一元化できることがポイントです。
Googleフォームなど一般的ですが、タスク管理ツールを利用することで管理が二重になるのが難点です。
機能面ではGoogleフォームに利がありますが、かんたんな入力内容であればasanaで十分です。
⑦ ルールによる自動化
カスタムルールを作って定常的に発生する処理を自動化することができます。
ここまで来ると従来のタスク管理を超えた領域にきていますが、意外と自動化できるパターンはあるものです。
例えば、特定の業務においては必ずマネージャー確認必須などはあるのではないでしょうか？
本来であればチャットなどで確認を仰ぐものですが、定常パターン化することでasanaで自動化することが可能です。
そういった定常パターンは自動化することができます。
カスタムルール作成から入ります。
トリガーとアクションをドラッグ&ドロップで設定するだけで自動化ができます。
下図は、優先度高のタスクが完了した際には、特定のセクションに移動してSlack通知させる設定を試みているものです。
⑧ SaaSサービスとの連携
詳細は割愛しますが、SlackやZoomなど様々なSaaSとの連携が可能です。
このあたりはご自身の利用サービスとどのような連携が可能か一度確認した方が良いかも知れません。
注意点
★超多機能
本ブログはasanaの一部の機能の紹介に過ぎません。
asanaにはとても多くの機能があるため、機能を確認しつつ取捨選択して利用可否を判断するのが良いでしょう。
★アップグレード催促
無償版のベーシックプランを利用している際も有償版の機能表示が残った状態となります。asanaさんの戦略と思われますが…
当然誤ってクリックしてしまうと、有償版へのアップグレードを推奨する告知が出てくるため慣れる必要があります。
ビジネス以上のプランのみを利用するのであれば問題ありませんが、無償プラン、有償プラン両方利用する場合はストレスになります。
まとめ
基本的にはRPAを中心としたブログ記事の掲載が主ですが、今回は趣向を変えてタスク管理ツールを紹介しました。
タスク管理ツールには、RPAほど劇的に業務時間を削減する効果はありませんが、日々の業務を効率的に着実に進めるためには非常に有効なツールとなります。
今回ご紹介したasanaは私自身が実際に利用してみて非常に使い勝手が良かったので取り上げてみました。
もしも、タスク管理ツールをまだ利用されていないようであれば、asanaに関わらず是非とも検討いただけると幸いです。
